Betriebshöfe der Samtgemeinde Grasleben werden digital

Berge von Papier gehören für den Betriebshof der Samtgemeinde Grasleben sowie die Gemeindebetriebshöfe Mariental, Grasleben und Querenhorst der Vergangenheit an. Arbeitsaufträge erhalten diese nämlich ab sofort in digitaler Form mittels Tablets. „Die Umstellung stellt eine spürbare Verbesserung für alle Beteiligten dar und ist bei der Digitalisierung der Verwaltung ein weiterer Schritt nach vorne“, so das Statement von Samtgemeindebürgermeister Gero Janze.

Bis vor kurzem mussten Arbeitsaufträge von der Verwaltung händisch geschrieben, im Anschluss vom Betriebshof mit Stundenzahl ausgefüllt und im letzten Schritt wieder manuell ins Buchungssystem der Samtgemeinde eingebucht werden. Bei mehreren hundert Aufträgen im Jahr ein großer Aufwand. Mit dem neuen System können Produktverantwortliche nun einen digitalen Arbeitsauftrag zum Betriebshof versenden. Nach Erledigung dokumentiert dieser, ggf. sogar mit Fotos, die Erledigung und hinterlegt gleichzeitig die geleisteten Stunden für Arbeitskraft sowie genutzte Maschinen und Geräte im System. Mit Freigabe im Grasleber Rathaus wird der Auftrag dann direkt und medienbruchfrei auf die entsprechende Kostenstelle gebucht.

Andreas Minuta, Techniker im Grasleber Rathaus, zeigt sich begeistert von dem System: „Durch die digitale Erfassung haben wir zum einen stets unser Budget im Blick, zum anderen sparen wir uns die mühevolle und arbeitsintensive manuelle Eingabe. Auch Übertragungsfehler und die lästige Papierwirtschaft entfallen“, so der Samtgemeindetechniker. Ferner sei das System so einfach aufgebaut, dass man auch ohne besondere EDV-Kenntnisse gut damit arbeiten könne.

Für Samtgemeindebürgermeister Gero Janze ist die Einführung ein weiterer Schritt in Richtung modernes Rathaus: „Sukzessive soll die Verwaltung digital werden. Natürlich wollen wir Einsparpotenziale generieren, insbesondere sollen aber Bürgerinnen und Bürger und Verwaltungsangestellte von moderner Technik profitieren.“ Weitere Projekte stünden schon in den Startlöchern: So soll beispielsweise der Rechnungsworkflow zur digitalen Bearbeitung von Rechnungen eingeführt werden. „Für die Beantragung eines Personalausweises muss man aber auch in mittlerer Zukunft weiter ins Rathaus kommen“, so Janze scherzend.